Hur fungerar offentliga upphandlingar?

EXTERN PARTNER. Offentlig upphandling är det sätt som stat, regioner och kommuner använder när de köper varor, tjänster och byggentreprenader. Skattepengar ska användas affärsmässigt och lika villkor ska gälla för alla leverantörer. Ramen sätts främst av LOU, lagen om offentlig upphandling, som gäller för de flesta köp inom den offentliga sektorn. 

Fem grundprinciper
Medan vanliga företag och individer kan använda jämförelsetjänster för att hitta rätt erbjudande, Zmarta för att hitta förmånliga lån, prisjakt för att jämföra priser, så måste offentliga instanser strikt följa fem grundprinciper.

Likabehandling, icke-diskriminering, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande ska genomsyra hela förskaffningsprocessen. De kommer från EU-rätten och ska styra både utformning av krav och prövning av anbud. Principerna gäller även vid direktupphandling, alltså vid mindre inköp utan annonsering. 

Utöver LOU finns särskilda lagar för försörjningssektorerna samt för vissa försvars- och säkerhetsupphandlingar. Vad som ska tillämpas beror på vem som köper och vad som köps. Därför börjar varje upphandling med en juridisk avstämning.

Från behov till avtal
Arbetet startar med en behovsanalys. Beställaren ringar in problemet, vilka effekter som efterfrågas och vilka begränsningar som finns. Det här arbetet blir grunden för krav, villkor och utvärderingsmodell. En bra behovsanalys möjliggör dialog med marknaden innan upphandlingen annonseras.

Därefter tas upphandlingsdokumenten fram. De beskriver vad som ska levereras, hur anbud lämnas och på vilka grunder valet sker. Kvalificeringskrav avgör vem som får vara med. Tilldelningskriterier avgör vilket anbud som vinner. Språket ska vara tydligt och kraven proportionerliga. Det ska gå att förstå hur utvärderingen går till redan innan anbuden lämnas. Det är kärnan i transparensen.

När allt är klart annonseras upphandlingen. Som huvudregel sker det i en svensk annonsdatabas som är registrerad hos Konkurrensverket. Vid upphandlingar över EU:s tröskelvärden ska annonsen också publiceras i Tenders Electronic Daily, TED. Där finns samtliga EU-annonser samlade.

Anbud, frågor och prövning
Under anbudstiden kan leverantörer ställa frågor. Beställaren svarar skriftligt så att alla får samma information. Det minskar risken för missförstånd och stärker likabehandlingen. När tiden gått ut öppnas anbuden. Först kontrolleras att leverantören uppfyller ställda kvalificeringskrav och inte omfattas av uteslutningsgrunder. Sedan prövas anbuden mot tilldelningskriterierna enligt i förväg angiven metod. Grundtanken är att valet ska vara affärsmässigt och spårbart.

Resultatet meddelas i ett tilldelningsbeslut. Ofta följer en kort avtalsspärr innan kontrakt tecknas. Syftet är att ge möjlighet till överprövning i domstol om någon anser att reglerna inte följts. Förlorande leverantörer kan begära en förklaring av varför de inte vann. Den återkopplingen ska knyta an till de beslutade kriterierna. Efter tecknat avtal kan upphandlingen efterannonseras och därefter tar avtalsuppföljningen vid.

Vad avgör valet av förfarande
Upphandlingsreglerna innehåller olika förfaranden. Öppet förfarande är vanligast. Då lämnar alla intresserade anbud. I selektivt förfarande görs först en urvalsrunda, sedan får utvalda aktörer lämna anbud. Förhandlat förfarande kan användas i särskilda situationer. Dialogbaserade metoder finns också för mer komplexa köp. Valet styrs av lagens ramar och hur marknaden ser ut. Oavsett metod gäller samma principer om öppenhet och likabehandling.

En särskild fråga är tröskelvärden och direktupphandling. Beloppsgränserna beslutas på EU-nivå och uppdateras med jämna mellanrum. De påverkar om annonsering ska ske inom EU och vilket förfarande som får användas. Även när direktupphandling är tillåten måste principerna följas. Det innebär krav på dokumentation och sakliga grunder för valet av leverantör.

Så lyckas båda sidor
För beställaren är nyckeln att översätta behov till mätbara krav. Fråga vad som verkligen ska uppnås. Öppna för alternativa lösningar när det går. Använd en utvärderingsmodell som belönar det som skapar mest värde. Håll tidsplanen och svara skyndsamt på frågor. Följ upp avtalet så att effekterna verkligen uppnås. Det är då upphandlingen visar sitt värde.

För leverantören börjar allt med att läsa noggrant. Säkerställ att alla krav uppfylls och att bevis följer med. Ställ frågor i tid om något är oklart. Fokusera på utvärderingskriterierna i anbudet. Förklara hur lösningen möter behovet och hur risken hanteras. Var tydlig med priser och eventuella antaganden. Efter beslut kan du begära en förklaring om du inte vann. Det ger lärdomar till nästa gång.

Varför det spelar roll
Offentlig upphandling är inte bara juridik. Det är ett styrmedel för kvalitet, innovation och hållbarhet i offentligt finansierade verksamheter. När processen är tydlig får fler chansen att konkurrera. Det sänker kostnader, lyfter kvalitet och stärker förtroendet för hur skattepengar används. Lagarna sätter spelplanen. Principerna visar vägen. Resten handlar om bra förarbete, rätt krav och en renodlad prövning. Då fungerar offentlig upphandling som tänkt.

Ordlista

• Offentlig upphandling – när stat, regioner och kommuner köper varor, tjänster eller byggentreprenader enligt särskilda regler.
  
• LOU (lagen om offentlig upphandling) – huvudlagen som styr de flesta offentliga inköp.
  
• Likabehandling – alla leverantörer ska få samma möjligheter och bemötas på samma sätt.
  
• Icke-diskriminering – inga krav får gynna eller missgynna leverantörer utifrån nationalitet eller liknande.
  
• Transparens – kraven och hur utvärderingen går till ska vara tydligt beskrivna i förväg.
  
• Proportionalitet – kraven får inte vara hårdare än vad uppdraget kräver.
  
• Ömsesidigt erkännande – intyg och certifikat från andra EU-länder ska accepteras.
  
• Försörjningssektorerna – upphandling inom vatten, energi, transporter och post, med särskilda regler.
  
• Försvars- och säkerhetsupphandlingar – upphandlingar för försvar och säkerhet med egna lagar.
  
• Juridisk avstämning – inledande kontroll av vilka regler och lagar som gäller i just denna upphandling.
  
• Behovsanalys – arbetet med att definiera problemet, målen och ramarna innan krav skrivs.
  
• Upphandlingsdokument – hela paketet med krav, villkor, instruktioner och utvärderingsmodell.
  
• Kvalificeringskrav – krav på leverantören för att få delta, t.ex. ekonomi och kompetens.
  
• Tilldelningskriterier (utvärderingskriterier) – grunderna som avgör vilket anbud som vinner, t.ex. pris och kvalitet.
  
• Annonsdatabas – svensk portal där upphandlingar publiceras; registreras hos Konkurrensverket.
  
• Konkurrensverket – myndigheten som bl.a. registrerar annonsdatabaser och övervakar regelverket.
  
• EU:s tröskelvärden – beloppsnivåer som styr om upphandlingen måste annonseras i hela EU och vilket förfarande som får användas.
  
• TED (Tenders Electronic Daily) – EU:s officiella databas för annonser om offentliga upphandlingar.
  
• Anbudstid – tiden då leverantörer kan ställa frågor och lämna sina anbud.
  
• Uteslutningsgrunder – skäl att stänga ute en leverantör, t.ex. allvarliga brott eller obetalda skatter.
  
• Tilldelningsbeslut – meddelandet om vem som vunnit upphandlingen och varför.
  
• Avtalsspärr – kort period efter tilldelningsbeslut då inget avtal får tecknas, för att möjliggöra överprövning.
  
• Överprövning – domstolsprövning av om upphandlingen följt reglerna.
  
• Efterannonsering – offentliggörande i efterhand av vilket anbud som antogs och på vilka villkor.
  
• Avtalsuppföljning – uppföljning under avtalstiden så att leveransen motsvarar kraven.
  
• Förfarande (öppet, selektivt, förhandlat, dialogbaserat) – olika sätt att genomföra upphandlingen; valet styrs av lag och marknad.
  
• Direktupphandling – mindre köp utan annonsering, men med krav på saklighet och dokumentation.
  
• Beloppsgränser – nivåer i kronor som avgör om direktupphandling är tillåten eller om annonsering krävs.
  
• Affärsmässigt – att köpa på ett sätt som ger bästa värde för skattemedlen.
  
• Spårbart – att beslut och bedömningar kan följas och kontrolleras i efterhand.
  
• Beställare – den offentliga organisation som upphandlar.
  
• Leverantör – företaget som lämnar anbud och kan få avtalet.
  
• Marknadsdialog – kontakter med leverantörer före annonsering för att förstå behov och lösningar.
  
• ”Förskaffningsprocessen” – ovanligt ord i sammanhanget; syftar här på upphandlings-/anskaffningsprocessen.
  
  Denna text är producerad i samarbete med extern partner. Sponsrade inlägg är en del av Bättre stadsdels annonserbjudande. Inläggen produceras av Bättre stadsdels kommersiella avdelning. Om du har frågor kring sponsrade inlägg, hör av dig till annons@battrestadsdel.
  

• extern partner
• I samarbete med 2

• Kommentera